Homeoffice im Ausland
Arbeiten aus dem Ausland klingt verlockend, aber es gibt einige rechtliche und organisatorische Hürden, die überwunden werden müssen. Auch und vor allem Arbeitgeber müssen einiges beachten und bedenken.
Während der Covid-19-Pandemie haben viele Arbeitnehmer oder Unternehmer das erste Mal längere Zeit von zu Hause aus gearbeitet und festgestellt, dass Sie im Büro oder der Firma doch nicht unabkömmlich sind. Eine Studie kommt zum Schluss, dass 2021 zeitweise fast die Hälfte aller abhängig Beschäftigten in Deutschland in Ihrer häuslichen Umgebung gearbeitet haben.
Vor allem aber hat die Pandemie weltweit dafür gesorgt, dass Home-Office-Arbeit gesellschaftlich akzeptiert wird. Gleichzeitig haben viele Arbeitgeber und Unternehmen eine neue Unternehmenskultur entwickelt, die Arbeiten mit weltweit verteilten Teams ohne Vor-Ort-Präsenz ermöglicht und fördert. Dies zieht sich mit wenigen Ausnahmen durch fast alle Branchen und Industrien.
Und um den Fachkräftebedarf in Deutschland zu decken, werden auch immer großzügigere Angebote im Hinblick auf Homeoffice Arbeit gemacht.
Vom Home-Office in Deutschland zum Home-Office im Ausland wird
Im Jahr 2021 sind 966.451 Deutsche ausgewandert (Quelle: www.statista.com). Dabei sind noch nicht mal diejenigen erfasst, die erst mal auf Probe weggezogen sind und sozusagen „testen“, wie es sich im Ausland lebt und arbeitet.
Ob Arbeitgeber, Arbeitnehmer oder Selbständiger - damit es keine bösen Überraschungen gibt, sollten Sie diesen Artikel unbedingt zu Ende lesen und bei Fragen auch ein persönliches Beratungsgespräch vereinbaren.
Was sind typische Fälle von Home-Office Arbeit im Ausland?
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Einige Home-Office Arbeiter in Deutschland, Österreich oder der Schweiz kommen zum Schluss, Ihren Heimarbeitsplatz doch lieber ins Ausland zu verlagern. Gründe hierfür gibt es viele. Das Leben in Deutschland ist teurer, kalt und hat viel zu wenig Sonnentage im Vergleich zu vielen anderen Ländern. Manche sind auch unglücklich über die Politik sowie ständig steigende Steuern sowie enttäuscht über die fehlende Perspektive. Wer also bereits sowieso an Home-Office Arbeit gewöhnt ist und nicht an sein deutschsprachiges Heimatland gebunden ist - warum nicht dort wohnen, wo es freundlicher, wärmer und preiswerter ist?
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Oder der Partner tritt einen neuen Job im Ausland an. Bevor man hier gleich seinen Job in Deutschland (Österreich, Schweiz) an den Nagel hängt, verhandeln viele mit Ihrem bisherigen Arbeitgeber über die Möglichkeit Ihren Job (mindestens für eine Zeit) im Home-Office am neuen Lebensmittelpunkt zu behalten. Achtung, hier gilt es auf die Feinheiten zu achten, wie zum Beispiel, ob von Anfang an der Auslandsaufenthalt befristet oder endgültig geplant ist und wie man das auch kommuniziert. Passen Sie auf, was Sie, Familienmitglieder oder Freunde in sozialen Medien posten. Auch ob man in der alten Heimat sein Home-Office aufgibt oder für regelmäßige Aufenthalte in der Heimat immer wieder mal nutzt, ist entscheidend bei steuerlichen und arbeitsrechtlichen Fragen. Unterschätzen Sie das nicht, denn im schlimmsten Fall werden sind in zwei Ländern steuerpflichtig.
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Besonders in der Schweiz ist ein Sabbatical ja schon lange im Trend und auch in Deutschland oder Österreich legen viele diese Pause vom Job im Beruf ein. Viele organisieren Ihr Sabbatical aber in Verbindung mit einem Teilzeitjob im Home-Office - und das dann oftmals vom Ausland aus. Aus der Sicht des deutschsprachigen Heimatlandes gibt es hier eher weniger Probleme - aber einige Traumländer bieten für diesen Fall keine „Traum“-Steuergesetze.
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Einige Unternehmen bieten auch proaktiv Ihren Mitarbeitern einen Home-Office-Job an, nicht zuletzt da hier enorme Kosteneinsparungen möglich sind. Problematisch kann es werden, wenn der Arbeitgeber davon ausgeht, dass man in Deutschland im Home-Office arbeitet und gar nicht weiß, dass man eigentlich im Ausland wohnt. Wie bereits erwähnt entsteht unter Umständen im Ausland eine Sozialversicherungs-, Krankenkassen- und Steuerpflicht.
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Vielleicht hat jemand auch in einem Büro eines deutschen Arbeitgebers im Ausland gearbeitet, welches jetzt geschlossen wird. Jetzt heißt es entweder wieder zurück nach Deutschland, oder man fragt, ob man in der neuen Heimat im Ausland bleiben darf und hier im Home-Office arbeitet. Manchen Unternehmen ist es sogar recht oder es ist nötig für eine bestimmte Zeit weiterhin Ansprechpartner im Ausland zu haben, aber eben kein Büro mehr.
Die Sache mit der Sozialversicherung und den Steuern
Ob Sie Selbständiger oder abhängig Beschäftigter - also Arbeitnehmer - haben Sie nicht automatisch die Erlaubnis zu arbeiten, wenn Sie als Tourist in ein anderes Land reisen. Auch Inhaber eines Business-Visums benötigen in den meisten Fällen zusätzlich noch eine Arbeitserlaubnis. Für EU Bürger gelten innerhalb der EU einige Vereinfachungen und Erleichterungen, auf die wir dann noch eingehen.
Wichtig zu wissen:
Jedes Land entscheidet und regelt individuell, ob und unter welchen Voraussetzungen es Ausländern erlaubt, hier zu arbeiten.
Wenn ein abhängig Beschäftigter im Ausland für ein deutsches Unternehmen arbeitet, müssen sowohl Aspekte der Sozialversicherung als auch des Steuerrechts beachtet werden. Besonders solle man sich mit rechtlicher Gegebenheit auseinandersetzen, wenn der Standort der Homeoffice-Arbeit weder ein EU-Land noch ein Land ist, mit dem es bilaterale Vereinbarungen gibt.
Wichtig zu wissen:
Man muss grundsätzlich die Gesetzte und Regularien von beiden Ländern (Sitz des Arbeitgebers und des Landes, in dem das Home-Office ist) beachtet werden.
Dies betrifft:
Arbeitserlaubnis (Aufenthaltserlaubnis am neuen Wohnort)
Krankenversicherung
Sozialversicherung
Steuern
Arbeitgebergesetze (z. B. Arbeitszeiten, Urlaubsanspruch etc.)
Kommt es ungünstig, ist der Arbeitnehmer in beiden Ländern sozialversicherungspflichtig und steuerpflichtig.
Homeoffice-Arbeit innerhalb der EU
Jedes EU-Land hat eigene Steuergesetze. Die Niederlassungsfreiheit macht es aber grundsätzlich möglich, dass EU Bürger in jedem EU-Land wohnen und arbeiten dürfen. In den meisten Fällen ist nur eine Anmeldung bei der Wohngemeinde, manchmal auch beim Ausländeramt, erforderlich.
Arbeitsdauer ist entscheidend - mehr oder weniger als 183 Tage?
Bis zu 183 Tage bleibt die Steuerpflicht in Deutschland, wenn das Gehalt auch von hier bezahlt wird.
Würde man allerdings von Beginn an „ohne“ Rückkehr-Absicht seinen Wohnsitz in ein anderes EU-Land wechseln, kann man einerseits aus der deutschen Steuerpflicht entlassen werden und - je nach Land - gleichzeitig am neuen Wohnort sofort steuerpflichtig und sozialversicherungspflichtig werden.
Wichtig zu wissen:
Im letzteren Fall haben Sie jedoch die Pflicht, dies, Ihrem Arbeitgeber mitzuteilen und sollten auch eine vertragliche Vereinbarung mit dem Arbeitgeber hierzu treffen.
Rechnen Sie damit, dass Ihr Arbeitgeber eventuell nicht zustimmt, dass Sie dauerhaft im Ausland aus dem Homeoffice arbeiten - auch wenn Sie zum Beispiel alle 2–3 Monate zu Meetings oder kurzzeitigen Arbeitsaufenthalten wieder in die Heimat kommen würden.
Wenn Sie nämlich Ihren Lebensmittelpunkt in ein anderes Land dauerhaft verlegen, muss der Arbeitgeber Sie zu den Bestimmungen Ihres neuen Wohnsitz-Landes beschäftigen. Das bringt zusätzliche Verantwortung, Verpflichtung und in einigen Fällen zusätzliche Nebenkosten mit sich. Außerdem ergeben sich für das deutsche Unternehmen umfangreiche Registrierungs- und Deklarationspflichten im Aufenthaltsland des Angestellten und auch Gewinnabgrenzungserfordernisse.
Sozialversicherung in der EU/ EWG und der Schweiz
In der EU, dem EWG einschließlich der Schweiz wurden die Regelungen für die Sozialversicherungspflicht vereinheitlicht. Ein Arbeitnehmer ist in dem Land sozialversicherungspflichtig, wo er seine Tätigkeit verrichtet.
Ausnahme:
Wird der Mitarbeiter vom Arbeitgeber in ein anderes Mitgliedsland (EU, EWG, Schweiz) entsandt, bleibt er am Sitz des Arbeitgebers weiterhin für 24 Monate sozialversicherungspflichtig.
Wenn Sie als für einen deutschen Arbeitgeber „dauerhaft“ aus dem Homeoffice in einem anderen EU-Land arbeiten wollen, muss sich der deutsche Arbeitgeber in diesem anderen EU-Land als Arbeitgeber registrieren lassen und lokal Sozialversicherung und Lohnsteuer abführen. Je nach EU-Land sind weitere gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, lokale Onlinesysteme für die Meldungen oder auch lokale nationale Banken für die Überweisungen zu nutzen. Es wird dringend geraten, sich von einem lokalen Steuerberater beraten zu lassen. In den meisten Ländern erhält man auch hervorragende Services von den Deutschen Außenhandelskammern.
Als Gesellschafter oder Geschäftsführer einer Gesellschaft im Ausland wohnen?
Sobald Sie als Geschäftsführer oder Gesellschafter einer Gesellschaft im Ausland wohnen, lösen Sie in vielen Ländern eine „Betriebsstätte“ aus - ganz automatisch durch Ihre Anwesenheit und Tätigkeit, auch wenn diese nur aus dem Homeoffice heraus erfolgt - auch wenn nur ein gemietetes Zimmer in einer Pension wäre.
In diesem Fall löst das in den meisten Fällen eine beschränkte Steuerpflicht des Unternehmens im Ausland sowie eine Pflicht zur Registrierung und Deklarierung aus.
Beschäftigung über eine Niederlassung im Ausland
Wird das Gehalt jedoch von einer Niederlassung im Ausland bezahlt, entsteht zwangsläufig Steuer- und Sozialversicherungspflicht im Ausland.
Zu beachten: Wenn Sie der einzige Geschäftsführer einer Gesellschaft sind: Hier löst die Tätigkeit im Ausland ja eine Betriebsstätte aus.
Wenn Einkünfte im Ausland ausgezahlt und dort besteuert werden, kommt es u.U. zur Wegzugsbesteuerung oder Entsstrickungssteuer.
Bitte beachten Sie hierzu unsere Artikel zu den Fragen:
Kann ich meine Wohnung in Deutschland behalten, wenn ich ins Ausland umziehe?
Wegzugsteuer oder Entstrickungssteuer?
A1 - Antrag „gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten Beschäftigte“
Die A1 Bescheinigung ermöglicht Ihnen regelmäßig in einem oder mehreren EU-Ländern berufstätig zu sein, ohne dass Sie am Arbeitsort steuerlich veranlagt werden oder sozialversicherungspflichtig werden. Wenn Sie Ihre Berufstätigkeit regelmäßig wiederkehrend an mindestens einem Tag im Monat oder an mindestens fünf Tagen im Quartal in mehr als einem Staat ausüben, dann zählen Sie als ein „gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten Beschäftigter“. Genau genommen gelten folgende Anforderungen für den Antrag.
Der Lebensmittelpunkt der betreffenden Person befindet sich in Deutschland.
Die Person ist ausschließlich bei einem in Deutschland ansässigen Arbeitgeber beschäftigt.
Sie übt erfahrungsgemäß ihre Beschäftigung regelmäßig an mindestens einem Tag im Monat oder an mindestens fünf Tagen im Quartal in zwei oder mehr Mitgliedstaaten aus.
In diesem Fall bleibt der Beschäftigte, Selbstständige oder Geschäftsführer einer Gesellschaft weiterhin in Deutschland steuerpflichtig und sozialversicherungspflichtig, auch wenn er zum Beispiel im Ausland eine Wohnung als Homeoffice regelmäßig nutzt.
Für Arbeitnehmer wird der Antrag übrigens vom Arbeitgeber bei der jeweiligen Krankenversicherung gestellt und diese reicht die Information dann an den jeweiligen Sozialversicherungsträger weiter.
Für Selbstständige und Geschäftsführer, die nicht gesetzlich krankenversichert sind, ist der jeweilige Rentenversicherer zuständig für die Ausstellung der A1 Bescheinigung.
Gibt es Strafen und Sanktionen?
Ja, in Österreich kann eine Strafe zwischen 1.000 und 10.000 EUR verhängt werden, wenn man sich dort aufhält, einer Berufstätigkeit nachgeht und weder vor Ort angemeldet ist (Krankenversicherung, Sozialversicherung, Einkommenssteuer) noch eine A1 Bescheinigung bei sich führt. (Der Antrag reicht aus).
Home-Office außerhalb der EU, EWG und Schweiz
In allen Ländern außerhalb der EU, EWG und der Schweiz gilt das Territorialprinzip. Dies bedeutet, dass das Recht des jeweiligen Landes gilt, in dem man sich aufhält und eine Tätigkeit ausübt.
Außerhalb der EU, des EWR und der Schweiz hat die Bundesrepublik Sozialversicherungsabkommen mit einer Reihe von Staaten abgeschlossen. Eine Liste dieser Abkommen kann auf der Webseite des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales eingesehen werden.
Wenn Sie für einen Arbeitgeber aus Deutschland arbeiten und in einem Land wohnen, mit denen kein derartiges Abkommen besteht, ist zu empfehlen, die jeweilige Rechtslage vorab in Erfahrung zu bringen. So vermeiden Sie einen fehlenden Versicherungsschutz und vor allem eine Doppelversicherung.
Auch hier sind eine ganze Reihe weiterer Rahmenbedingungen zu beachten und anzuwenden: (Beachten Sie vor allem, dass „gleichzeitig“ die rechtlichen Anforderungen Ihres Heimatlandes (zum Beispiel Deutschland) „und“ des neuen Wohn-/ Arbeitsortes gelten. Beides regelt, ob ihr Heimatland Sie aus Verpflichtungen entlässt und welche Verpflichtungen am neuen Wohnort entstehen.
Zum Beispiel haben folgende Punkte Auswirkungen auf die Frage, ob Sie in Deutschland Steuerpflichtig, Sozialversicherungs- und Krankenversicherungspflichtig bleiben.
Wie lange ist der Aufenthalt im Ausland geplant?
Besteht von Beginn eine Rückkehr-Absicht?
Wird der Wohnsitz beibehalten oder erfolgte eine Abmeldung?
Gesetzliche Bestimmung im Ausland beachten
Viele denken, man kann einfach mit einem beliebigen Touristenvisum in ein Land reisen und dort dann am Strand oder im Hotelzimmer seiner Arbeit nach gehen. Es gibt in den meisten Ländern jedoch Regelungen, die das Arbeiten von Ausländern im Land betreffen, die man kennen sollte, bevor man sich entscheidet, sich dort aufzuhalten und zu arbeiten.
Wenn man beispielsweise nach Israel reist und dort auch arbeiten möchte, benötigt man zunächst ein Arbeitsvisum für 30 Tage. Wer dann noch länger bleiben möchte, muss eine Arbeitserlaubnis beantragen. Diese Unterscheidung zwischen Visum und Arbeitserlaubnis ist mittlerweile in den meisten Ländern üblich.
Es gibt aber auch zahlreiche Länder, die spezielle Angebote für Digital Nomaden haben, also Personen, die hauptsächlich online arbeiten. Costa Rica zum Beispiel vergibt spezielle Visa für das Arbeiten im Auslands-Homeoffice. Auch Thailand bietet ein solches Visum an, das es ermöglicht, vier Jahre lang zu bleiben und dort auch online zu arbeiten.
Da die Vorschriften oft sehr komplex sind und die Einzelheiten entscheidend sind, empfehlen wir Ihnen, sich gründlich über die zu berücksichtigenden Bestimmungen zu informieren. Denn wer unerlaubt mit einem Touristenvisum arbeitet, könnte möglicherweise hohe Strafen riskieren.
In manchen Ländern gibt es beispielsweise keine Einkommenssteuer. Anstelle dessen übernehmen Unternehmen die Zahlung der Abgaben. Wenn Sie keine Niederlassung besitzen, sollte eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter eine kleine Ein-Personen-Unternehmung gründen. In aufstrebenden Ländern und exotischen, besonders beliebten Destinationen kann dies mit beträchtlichen Kosten verbunden sein.
Gesetzliche Anforderungen für Arbeitgeber
Auf Arbeitgeber, die Ihren Mitarbeitern das wohnen und arbeiten im Ausland gestatten wollen, kommen noch ein paar mehr Hürden und Anforderungen zu.
Denn es gelten in vielen Fällen gleichzeitig arbeitsrechtliche Anforderungen des neuen Wohnsitzes als auch gleichzeitig jene in Deutschland.
Dies betrifft zum Beispiel Bestimmungen über Arbeitszeiten, Überstunden, Urlaubsanspruch und auch das Kündigungsrecht.
Remote Arbeiten kann Betriebsstätte auslösen
Mobiles Arbeiten im Ausland kann aus Sicht der Steuerbehörden im Ausland eine ausländische Betriebsstätte auslösen. Wird durch grenzüberschreitendes mobiles Arbeiten eine Betriebsstätte im Ausland begründet, so führt dies regelmäßig zu einer beschränkten Steuerpflicht des deutschen Unternehmens nach ausländischem Recht. Ein im Ausland lebender Geschäftsführer zum Beispiel wird in vielen Fällen die Anforderungen an das Auslösen einer Betriebsstätte im Ausland erfüllen. Aber es muss kein Geschäftsführer sein, auch Vertriebsmitarbeiter mit Entscheidungskompetenz könnten eine Betriebsstätte auslösen. Es mag in vielen Fällen ausreichen, wenn ein Mitarbeiter im Ausland für ein Unternehmen rechtlich bindende Vereinbarungen oder Verträge eingehen kann.
Es mag jedoch keine Bedenken gegen die Beschäftigung von unabhängigen Handelsvertretern im Ausland geben. Allerdings ist es wichtig, die Gefahr der Scheinselbständigkeit im Blick zu behalten.
Viele Unternehmen in Deutschland entscheiden daher Mitarbeitern das Wohnen und Arbeiten im Ausland außerhalb der EU nicht zu gestatten oder begrenzen den Aufenthalt im Ausland auf eine Dauer von deutlich unter 6 Monaten.
Mögliche Folgen einer Betriebsstätte im Ausland
Dies kann dann zu einer eingeschränkten Steuerpflicht des deutschen Unternehmens nach den Gesetzen des betreffenden Landes führen. Für das deutsche Unternehmen bringt das umfassende Anmelde- und Meldepflichten im Ausland sowie die Notwendigkeit einer Gewinnaufteilung mit sich, wobei bei Nichtbeachtung Strafen drohen. Darüber hinaus entstehen im Ausland Lohnsteuerpflichten für den deutschen Arbeitgeber und möglicherweise auch für den Arbeitnehmer, abhängig von der Gestaltung des Doppelbesteuerungsabkommens (DBA). Dies erfordert die Einführung zusätzlicher betriebsinterner Prozesse. Dazu gehört die Ermittlung der Arbeitstage im Ausland für alle betroffenen Mitarbeiter, die Abführung der Lohnsteuer im Ausland und die Berücksichtigung weiterer steuerlicher Auswirkungen (einschließlich der Verhinderung einer Doppelbesteuerung).
Beispiel:
Ein Maschinenbauer verkauft eine Maschine nach China. Mitarbeiter ziehen jetzt nach China und montieren dort die Maschine, was ein Projekt von mehreren Monaten ist.
Wenn die Montage und der Aufenthalt der Mitarbeiter 6 Monate überschreitet wird eine Betriebsstätte ausgelöst. Das Auftragsergebnis wird in China besteuert.Wäre das gleiche Projekt zum Beispiel in Ägypten realisert worden, hätte man laut DBA Vereinbarung bis zu 9 Monaten Zeit für die Realisierung. Bei einem Projekt und Aufenthalt der Mitarbeiter ab 10 Monaten würde aber in Ägypten auch eine Betriebsstätte ausgelöst.
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